Fungsi Perencanaan Part II

TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA

Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Meskipun proses dasar perencanaan adalah sama bagi setiap menejer, dalam praktek perencanaan dalam mengambil berbagai bentuk. Ini disebabkan beberapa alasan. Pertama, perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi, dimana pendekatan perencanaan yang digunakan berbeda pula. Kedua, bahkan dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda. Ketiga, manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.

 Ada lima dasar yang digunakan dalam mengklasifikasikan perencanaan, yaitu:

1.           Bidang fungsional : Mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.  Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda. Misalnya: rencana produksi meliputi perencanaan kebutuhan bahan,scheduling atau penjadwalan produksi, jadwal pemeliharaan mesin, dan sebagainya.

2.                 Tingkatan organisasional : termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada rencana kerja organisasi.

3.                 Karakteristik (sifat) rencana : meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif. Misalnya : rencana pengembangan produk biasanya bersifat rahasia, rencana produksi lebih bersifat kuantitatif dibanding rencana personalia.

4.               Waktu : menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.

1.Jangka pendek < 1 tahun

2.Jangka menengah 1 – 5 tahun

3.Jangka panjang > 5 tahun  

      5.           Unsur-unsur rencana: dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dan sebagainya.  Perencanaan berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi.

Ada dua tipe utama rencana yaitu:

1.                  Rencana-rencana strategik (strategic plans), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.

2.                  Rencana-rencana operasional (operational plans), penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.

Ada dua tipe rencana-rencana operasional, yaitu:

a.)   Rencana sekali pakai (single-use plans) dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah dicapai. Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran.b.)

b.)    Rencana tetap (standing plans) merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang- ulang. Wujud umum rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, program dan aturan.

POLA-POLA PERENCANAAN

1. Satisficing (mempertahankan cara-cara kerja yang lazim dilakukan)

2. Optimizing (mengoptimalisasi)

3. Adaptivizing (mengadaptasi)

JENIS-JENIS RENCANA

1.)  Prosedur (Procedure)

            Suatu kumpulan tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain, yang merupakan bagian dari urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

2.)  Metode (Method)

            Suatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu, dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia, dan pengeluaran total berupa waktu, uang, serta usaha.

3.)  Standard (Standard)

            Suatu kesatuan pengukuran yang ditetapkan sebagai suatu patokan atau tingkat referensi.

Sumber-sumber untuk menetapkan sebuah standard:

            - pengalaman masa lampau

            - penilaian

            - metode ilmiah

4.)  Anggaran (Budget)

            Sebuah rencana untuk pendapatan, atau pengeluaran, ataupun untuk keduanya, yang menyangkut uang, personil, barang-barang yang dibeli, barang-barang penjualan, ataupun entitas lain mengenai penetapan tindakan-tindakan

yang akan dilakukan pada masa yang akan datang yang akan membantu usaha-usaha manajerialnya.

5.)  Program (Program)

            Sebuah rencana komprehensif yang meliputi penggunaan macam-macam sumber daya untuk masa yang akan datang, dalam bentuk sebuah pola yang terintegrasi, dan yang menetapkan suatu urutan tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan, serta jadwal-jadwal waktu untuk masing-masing tindakan tersebut, dalam rangka usaha mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan.

6.)   Faktor teknis (Techno-factor)

            Suatu rencana berhubungan dengan adanya faktor-faktor teknis, seperti waktu, biaya, atau arus bahan.

PERENCANAAN STRATEGIS

Perencanaan Strategis ( Strategic Planning ) adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi pada masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan ( Kerzner , 2001 ). Tujuan perencanaan strategis adalah terus menerus mempertajam bisnis dan produk perusahaan sehingga keduanya berpadu menghasilkan laba dan pertumbuhan yang memuaskan.

Tabel 1. Perencanaan Strategik Versus Perencanaan Operasional

	Perencanaan  Operasional	Perencanaan Strategik
Pusat bahasan Sasaran Batasan Hasil yang diperoleh Informasi Organisasi  Kepemimpinan Pemecahan masalah	Masalah-masalah pengoperasian Laba sekarang Lingkungan sumberdaya sekarang Efisiensi dan stabilitas Dunia bisnis sekarang Birokrasi/ stabil Konservatif Berdasarkan pengalaman masa lalu Resiko rendah	Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang Laba di waktu yang akan datang Lingkungan sumberdaya yang akan datang Pengembangan potensi mendatang Kesempatan diwaktu yang akan datang Kewiraswastaan/fleksibel Mengilhami perubahan radikal Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru Resiko tinggi

Proses Perencanaan Strategik

1.      Perumusan dan penetapan misi dan tujuan umum

2.      Profil perusahaan, identifikasi tujuan dan strategi sekarang

3.      Analisa lingkungan eksternal (mikro dan makro)

4.      Analisa internal perusahaan :kekuatan dan kelemahan organisasi

5.      Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis

6.      Pembuatan keputusan strategik: mengembangkan alternatif-alternatif, mengevaluasi alternatif-alternatif, memilih alternatif

7.      Pengembangan strategi perusahaan

8.      Implementasi strategi

9.      Peninjauan kembali dan evaluasi

Berbagai Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik

Kebaikan-kebaikan:

·         Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi

·         Mebantu para manajer dalam  pembuatan keputusan

·         Meminimumkan kemungkinan kesalahan

Kelemahan-kelemahan:

·         Memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar

·         Penetapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya.

·         Kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko

Hambatan-hambatan Perencanaan yang Efektif

·         Kurang pengetahuan tentang organisasi

·         Kurang pengetahuan tentang lingkungan

·         Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

·         Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang

·         Memerlukan banyak biaya untuk penggunaan sumberdaya keuangan, fisik dan manusia

·         Takut gagal

·         Kurang percaya diri

·         Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif

    Kriteria Penilaian Efektifitas Rencana

Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, yaitu :

1.    Kegunaan, agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana.

2.    Ketetapan dan objektivitas, rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata, dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen lainnyaa hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat.

3.    Ruang lingkup, perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan, kepaduan, dan konsistensi.

4.    Efektivitas biaya, efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut waktu, usaha, dan aliran emosional. Salah satu pedoman penting dalam perencanaan: jangan lakukan perencanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya

5.      Akuntabilitas, Dua aspek akuntabilitas perencanaan :

a) Tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan

b) Tanggung jawab atas implementasi rencana.

Suatu rencana harus mencakup keduanya.

6.    Ketetapan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencanaan, berarti perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.

Perencanaan di lingkungan kerja baru :

Ø  Pendekatan perencanaan tradisional

          Secara tradisional perencanaan organisasi secara menyeluruh dilakukan oleh pejabat eksekutif di tingkat atas oleh konsultan, perusahaan atau yang sangat umum oleh departemen perencanaan pusat, departemen perencanaan pusat merupakansekelompok spesialis dalam perencanaan yang bertanggung jawab langsung kepada CEO atau presiden perusahaan.

Ø  Pendekatan perencanaan di lingkungan kerja baru

Evolusi dalam perencanaan baru ini diawali dengan pergerakan ke perencanaan terdesentralisasi yang berarti bahwa para ahli dalam perencanaan bekerja sama dengan manajer di divisi atau departemen utama untuk mengembangkan tujuan dan recana.

Perencanaan menjadi hidup saat karyawan dilibatkan dalam penentuan tujuan dan penentuan alat yang dibutuhkan untuk mencapainya, berikut adalah sejumlah petunjuk dalam perencanaan di lingkungan kerja baru :

Ø  Mulailah dengan misi yang kuat.

Ø  Susun tujuan yang direntangkan

Ø   Menciptakan budaya yang mendorong pembelajaran

Ø  Mendesaian peran baru bagi staf perencanaan

Ø  Menggunakan satuan kerja sementara

Ø Perencanaan tetap mulai dan berhenti di tingkat atas.