PENGERTIAN PERENCANAAN
Dalam
manajemen,
perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu,
dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan
proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi
lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana
dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah
rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi
ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam
berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar
manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan
diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan
maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi
manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan
yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who )
kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi
perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari
sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan,
kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
Perencanaan
yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur
perencanaan yaitu :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa
sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana
tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa
yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
Adapun alasan-alasan perlunya suatu
perencanaan itu dilakukan menurut Tjokroamidjojo (1995:8), didasarkan pada tiga
hal yaitu pada :
- Penggunaan sumber-sumber pembangunan secara efisien dan efektif;
- Keperluan mendobrak ke arah perubahan struktural ekonomi dan sosial masyarakat;
- Yang terpenting adalah arah perkembangan untuk kepentingan keadilan sosial.
SIFAT DAN TUJUAN PERENCANAAN
Sifat perencanaan
Perencanaan memiliki sifat-sifat
sebagai berikut:
1.
Kontribusi terhadap tujuan
(contribution of objective).
Bahwa
setiap perencanaan dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang akan dicapai.
2.
Kedudukan yang istimewa dari suatu
perencanaan (primacy of planning).
Bahwa
setiap perencanaan selalu harus ditempatkan pada kedudukan pertama dari suatu
proses manajemen. Perencanaan harus dapat member arah bagi pelaksanaan proses
manajemen berikutnya.
3.
Kemampuan pengisian dari planning
(pervasiveness of planning).
Merupakan
dasar manajemen yang berisi tujuan dan cara pencapainnya. Suatu rencana
dilaksanakan oleh semua level manajer, tetapi penekanan dan cakupannya berbeda,
tergantung wewenang yang dimilikinya dan batasan dari atasan.
TUJUAN
PERENCANAAN
Tujuan pertama adalah untuk
memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan
rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa
mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan
organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja
sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk
mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa
untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari
perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk
meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan
dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana,
seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat
menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah
untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu
proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating
adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya
rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
PROSES PERENCANAAN
Sebelum para manajer
dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus
membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada
tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan
mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
Kebutuhan akan
perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin mengingkat pada
tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai
kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada
tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanannya
jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer
pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka
sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.
Terdapat pula
beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran
dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi
yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan
jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi
perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun
perencnaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para mnajer untuk mengerti
peranan perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani
Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai
berikut :
1.
Menetapkan
tujuan atau serangkaian tujuan
2.
Merumuskan
keadaan saat ini
3.
Mengidentifikasikan
segala kemudhan dan hambatan
4.
Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Alasan
Perlunya Perencanaan
Salah satu maksud
dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk
meningkatkan kemungkinan pencapain tujuantujuan di waktu yang akan datang,
sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusn yang lebih baik. Oleh karena
itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif,
sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih
menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Ada dua alasan dasar
perlunya perencanaan :
1. Untuk mencapai “protective
benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan keputusan.
2. Untuk
mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian
tujuan organisasi.
Beberapa manfaat
perencanaan adalah :
1.
Membantu manajemen untuk menyesuaikan
diri dengan perubahanperubahan lingkungan
2.
Memungkinkan manajer memahami
keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3.
Membantu penempatan tanggung jawab
lebih tepat
4.
Memberikan
cara pemberian perintah untuk beroperasi
5.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi
di antara berbagai bagian organisasi
6.
Membuat
tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7.
Meminimumkan
pekerjaan yang tidak pasti
8.
Menghemat
waktu, usaha, dan dana
Beberapa kelemahan
perencanaan adalah :
1.
Pekerjaan yang tercakup dalam
perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
2.
Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3.
Perencanaan mungkin terlalu membatasi
manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
4.
Kadang-kadang hasil yang paling baik
didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi
5.
Ada beberapa rencana yang diikuti
caracara yang tidak konsisten
Hubungan
Perencanaan dengan Fungsi Lain
Perencanaan adalah
fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan
fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan
saling tergantung dan berinteraksi.
Pengoranisasian (organizing)
adalah perencanaan untuk menunjukkan car dan perkiraan bagaimana
mengoranisasikan sumber daya-sumber daya orgnisasi untuk mencapai efektivitas
paling tinggi.
Pengarahan (directing)
adalah perencanaan untuk menentukan kombinasi paling baik dari sumber
daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi
karyawan.
Pengawasan (controlling)
adalah perencanaan dan pengawasan yang saling berhubungan erat. Pengawasan
bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar